Prompt-guide: skriv instruktioner som ger användbara svar

Problemet är nästan alltid för lite kontext

Den vanligaste prompten på ett svenskt kontor ser ut ungefär så här: skriv ett mejl till en kund som klagar. Sedan blir folk besvikna på svaret, som blir en generisk artighet utan innehåll, och drar slutsatsen att verktyget är överskattat.

Men fundera på vad ni faktiskt bad om. Ni gav ingen information om kunden, ingen om vad klagomålet gällde, ingen om vad ni tänker göra åt det, ingen om hur ni brukar låta och ingen om hur långt svaret skulle vara. En ny medarbetare som fick samma instruktion hade skrivit något exakt lika intetsägande, och hade dessutom haft vett att fråga.

Modellen frågar inte. Den fyller i luckorna med det mest genomsnittliga den kan komma på, för det är vad den är byggd att göra. Genomsnittlig text är precis vad man får när man ger genomsnittlig information.

Därför handlar den här guiden inte om trick eller magiska formuleringar. Den handlar om att lämna över tillräckligt med underlag för att uppgiften ska gå att lösa.

Grundmönstret: roll, uppgift, underlag, format

Fyra delar. Ni behöver inte alla fyra varje gång, men saknas underlaget eller formatet är det nästan alltid där felet ligger.

Roll

Vem ska modellen vara. Detta är den minst viktiga delen, trots att den fått mest uppmärksamhet i alla listor med promptknep. Att skriva att den är en erfaren jurist gör den inte till jurist. Vad det gör är att styra tonfall och ordval, vilket är värt något men inte mycket. Ett par ord räcker.

Uppgift

Vad ska göras, och vad ska bli resultatet. Skriv ett verb och ett mål: sammanfatta, jämför, formulera, hitta avvikelser, föreslå tre alternativ. Vaga uppgifter som titta på det här ger vaga svar. Om ni har svårt att formulera uppgiften är det ofta ett tecken på att ni ännu inte bestämt vad ni vill ha, och det är ingenting någon modell kan hjälpa er med.

Underlag

Det här är den del som avgör kvaliteten. Klistra in mejlet, offerten, anteckningarna, den gamla texten ni är nöjda med. Har ni ett exempel på ett bra resultat sedan tidigare är det värt mer än tre stycken beskrivningar av vad ni vill ha. Modellen är väldigt bra på att härma ett mönster och ganska dålig på att gissa ett.

Format

Hur ska svaret se ut. Antal ord, rubriker, punktlista eller löptext, tabell med bestämda kolumner, med eller utan hälsningsfras. Att be om ett bestämt format är också det billigaste sättet att göra svaren jämförbara mellan gånger, vilket blir viktigt så fort mer än en person använder samma instruktion.

Ett användbart tillägg är att tala om vad modellen ska göra när underlaget inte räcker: skriv att den ska markera osäkra punkter i stället för att fylla i dem. Det är den enda instruktion vi känner till som mätbart minskar antalet påhittade uppgifter i vanligt kontorsarbete.

Fem exempel: före och efter

1. Kundmejl

Före: Skriv ett svar till en kund som är missnöjd med leveransen.

Efter: Här är kundens mejl (inklistrat nedan). Kunden är en återkommande företagskund sedan fyra år. Leveransen blev fem dagar sen på grund av ett fel hos vår transportör, vilket vi inte informerade om i tid. Vi tar bort fraktkostnaden på den här ordern men ger ingen ytterligare kompensation. Skriv ett svar på svenska, högst 150 ord, sakligt och utan överdrivna ursäkter, som erkänner felet, förklarar orsaken kort, anger vad vi gör åt det och avslutar med en konkret nästa åtgärd. Ingen hälsningsfras, den lägger jag till själv.

Skillnaden i utfall är inte marginell. Den första prompten ger en text ni skriver om helt. Den andra ger något som ofta bara behöver justeras i en mening.

2. Sammanfattning av ett dokument

Före: Sammanfatta det här dokumentet.

Efter: Sammanfatta bifogat upphandlingsunderlag för en säljchef som ska avgöra om vi ska lägga anbud. Använd exakt dessa rubriker: Omfattning, Tidplan, Skallkrav, Börkrav, Ekonomiska villkor, Frågor vi behöver svar på. Max tre punkter per rubrik. Om något inte framgår av dokumentet, skriv att det inte framgår i stället för att tolka.

Det sista ledet är det viktiga. Utan det kommer luckorna att fyllas med rimliga antaganden som ser ut som fakta.

3. Offertutkast

Före: Skriv en offert på det här jobbet.

Efter: Nedan är kundens förfrågan, vår standardtext för offerter och vår prislista. Skriv ett offertutkast i samma struktur som standardtexten. Använd bara priser som står i prislistan. Om en post i förfrågan saknar pris i prislistan, skriv den som en egen rad med texten Pris saknas i underlaget, och räkna inte in den i summan. Redovisa summan som en formel med posterna utskrivna, inte bara som ett tal.

Modellen räknar genom att skriva, och skriver ni ut formeln kan ni kontrollera den på tre sekunder. Ett offertutkast med ett hittepå-pris är betydligt dyrare än de tre sekunderna.

4. Analys av ett underlag

Före: Vad kan vi lära oss av den här kundenkäten?

Efter: Här är 120 fritextsvar från vår kundenkät. Gruppera dem i högst åtta teman. För varje tema: rubrik, hur många svar som hör dit, två citat som är representativa och en mening om vad det innebär för oss. Sortera efter antal svar. Lägg svar som inte passar i något tema under Övrigt i stället för att tvinga in dem.

Notera att uppgiften nu går att kontrollera. Ni kan öppna citaten och se att de finns, och ni kan ifrågasätta en gruppering. Ett svar som bara säger att kunderna överlag är nöjda går varken att kontrollera eller använda.

5. Översättning

Före: Översätt det här till engelska.

Efter: Översätt texten nedan till brittisk engelska för en teknisk inköpare hos en industrikund. Behåll våra produktnamn oöversatta. Behåll måttenheter i metriska värden. Texten ska låta som en yrkesmässig leverantör, inte som marknadsföring. Lämna kvar styckeindelningen.

Översättning är den uppgift där modeller är som mest kompetenta, och just därför den där slarviga instruktioner är mest synbara: ni får korrekt engelska i fel ton, riktad till fel läsare.

Vanliga fel

• Att be om artighet i stället för information. Ord som gärna, snälla och gör ditt bästa påverkar inte resultatet. Underlaget gör det.
• Att packa in fem uppgifter i en. Sammanfatta, översätt, analysera och föreslå åtgärder i samma prompt ger fyra medelmåttiga svar. Kör dem i tur och ordning i samma samtal.
• Att inte ge ett exempel. Har ni en text ni tycker fungerar, klistra in den och be om samma stil. Det är den enskilt mest effektiva instruktion vi känner till.
• Att lita på siffror som inte visas. Be om formeln, källan eller raden ur underlaget, inte bara resultatet.
• Att starta om i ett nytt fönster i stället för att korrigera. Ett samtal där ni säger att andra stycket ska bort och tonen ska vara torrare når fram snabbare än en ny perfekt prompt.
• Att skriva om samma prompt varje gång. Fungerar den, spara den i ett delat dokument. Det är där ni börjar bygga något som är företagets och inte en enskild persons.

Ett ord om långa instruktionsmallar med tio rubriker: de är sällan värda besväret för vanligt kontorsarbete. Fyra tydliga delar och ett riktigt exempel slår en mall på en A4 nästan varje gång.

När prompten inte är problemet

Det finns en punkt där bättre formuleringar slutar hjälpa, och den kommer tidigare än de flesta tror. Om någon varje morgon öppnar samma flik, klistrar in samma sorts underlag, kör samma sparade prompt och sedan klistrar in svaret på samma ställe, då är prompten redan optimal. Problemet är att en människa gör det.

Det är samma uppgift, samma format och samma mottagare, varje gång. Det är precis den beskrivningen som betyder att arbetet går att koppla ihop i stället för att utföras: underlaget hämtas där det ligger, instruktionen körs automatiskt och resultatet hamnar där det ska, med en människa som granskar innan det får konsekvenser. Läs mer i Vad är en AI-agent.

En bra tumregel: om ni sparat en prompt och använt den mer än tjugo gånger har ni hittat en kandidat för automation. Kom ihåg att det arbetet börjar med samma sak som en bra prompt, nämligen att ni kan beskriva uppgiften, underlaget och formatet exakt.