Microsoft Copilot: guide för svenska företag

Vad Copilot är

Microsoft använder namnet Copilot om ett halvdussin olika saker, vilket är den främsta orsaken till förvirringen. Den här guiden handlar om Microsoft 365 Copilot: den som sitter inne i Office-programmen och når ert eget material.

Skillnaden mot ett vanligt chattfönster är just tillgången. En fristående chatt vet ingenting om ert företag. Copilot kan läsa era dokument i SharePoint och OneDrive, era mejl i Outlook, era möten i Teams och era kalendrar, och kan därför svara på frågor som handlar om er och inte om världen i allmänhet.

Så här ser det ut i de program där folk faktiskt arbetar.

Word

Skriva utkast utifrån en instruktion eller utifrån befintliga dokument, skriva om stycken, korta ner, ändra ton och sammanfatta långa dokument. Starkast när ni pekar ut era egna dokument som underlag, svagast när ni ber om text från grunden.

Excel

Förklara vad ett ark gör, föreslå formler, ta fram enkla analyser och diagram ur strukturerad data. Kräver att data ligger i en formaterad tabell och inte i ett hemmasnickrat rutnät med sammanfogade celler, vilket i praktiken utesluter en stor del av de kalkylblad som finns på svenska kontor.

PowerPoint

Göra ett utkast till presentation från ett Word-dokument och skriva om befintliga bilder. Resultatet blir en presentation ni måste arbeta om, men den tomma filens motstånd är borta. Räkna med att bildspråket blir generiskt.

Teams

Sammanfatta möten, plocka ut beslut och åtgärdspunkter, och svara på vad som sades om ett visst ämne när ni kom in sent. Det här är den funktion som flest tycker är värd pengarna, och den enda som ofta märks redan första veckan.

Outlook

Sammanfatta långa trådar, föreslå svar och hjälpa till med tonen i ett känsligt mejl. Nyttigt för den som får hundra mejl om dagen, marginellt för den som får tio.

Vad licensen faktiskt ger

Priset ändras och paketen döps om, så kontrollera aktuella villkor hos Microsoft eller er återförsäljare. Principerna nedan har däremot varit stabila.

• Copilot är ett tillägg, inte ett eget abonnemang. Ni behöver en Microsoft 365-licens i botten, och tillägget köps per användare.
• Det är per användare, inte per företag. Fem personer med licens betyder att övriga fem i teamet inte har funktionerna, vilket märks direkt i mötessammanfattningarna.
• Ert innehåll används inte för att träna Microsofts modeller, och behandlingen sker inom er hyresmiljö enligt Microsofts avtalsvillkor.
• Copilot respekterar behörigheterna ni redan har. Den visar bara dokument som användaren ändå hade kunnat öppna. Det låter betryggande och är den enskilt vanligaste källan till obehagliga överraskningar, av skäl vi återkommer till.
• Det finns en enklare, webbgrundad Copilot-chatt som ingår i många planer. Den är ett chattfönster, den når inte era dokument, och den ska inte förväxlas med det som licensen kostar pengar för.

Vad de flesta missar

Vi har sett tillräckligt många Copilot-införanden för att kunna förutsäga vilka fyra saker som kommer upp, alltid i samma ordning.

Behörigheterna blir plötsligt synliga

Copilot visar bara det användaren redan har tillgång till. Problemet är att de flesta organisationer har delat mappar bredare än någon minns, ofta för att det var praktiskt för fem år sedan. Ingen hittade lönefilen tidigare eftersom ingen sökte på den. Nu räcker det med att någon frågar vad kollegor tjänar. Städa behörigheter i SharePoint och OneDrive innan ni rullar ut, inte efter.

Ordningen i filerna avgör kvaliteten

Copilot söker i ert material och kan inte avgöra vilken av fyra versioner av samma prislista som gäller. Ligger allt i personliga OneDrive-mappar hittar den lite, och ligger nio inaktuella versioner kvar hittar den fel. Ni kommer att uppleva den som dum, men det är arkivet som svarar.

Ingen använder det utan att någon visar hur

Det här är det dyraste misstaget. Licenser köps, ett mejl skickas ut, och tre månader senare använder en fjärdedel av användarna funktionen till mötessammanfattningar och ingenting annat. Verktyget märks inte förrän någon visar det på arbetsuppgifter som deltagarna känner igen. Det tar en till två timmar per grupp.

Det finns ingen mätpunkt

Ingen bestämde i förväg vad som skulle bli bättre, så efter ett halvår finns bara tyckanden. Bestäm två saker ni ska titta på innan ni köper, till exempel hur lång tid det tar att få ut ett mötesprotokoll eller hur många som slipper skriva egna sammanfattningar, och fråga efter sex veckor.

När Copilot räcker och när ni behöver något byggt

Copilot är byggt för att göra en person snabbare i sitt eget arbete. Det är en helt legitim ambition, och för många företag är det tillräckligt.

Copilot räcker när arbetet handlar om att skriva, läsa, sammanfatta och leta i det ni redan har, när det utförs av en människa som ändå sitter i programmet, och när varje tillfälle ser lite olika ut.

Copilot räcker inte när något ska hända utan att en människa startar det, när uppgifterna finns i system utanför Microsoft, exempelvis affärssystemet, ärendehanteringen eller webbutiken, när samma steg ska utföras exakt likadant varje gång, eller när ni behöver kunna visa i efterhand vad som gjordes och vem som godkände det.

Ett konkret exempel på gränsen: Copilot kan hjälpa er att skriva ett svar på ett inkommande ordermejl. Den läser inte in ordern i affärssystemet, kontrollerar inte lagersaldot, skapar inte ärendet och hör inte av sig när något inte stämmer. Det är inte en brist i produkten, det är en annan produkt. Vad den andra sortens lösning innebär beskriver vi i Vad är en AI-agent.

De två utesluter inte varandra. Vår vanligaste rekommendation till ett företag som redan sitter i Microsoft 365 är att köpa licenser till dem som skriver mycket, utbilda dem ordentligt, och samtidigt bygga ett avgränsat flöde där det manuella arbetet faktiskt kostar pengar. Det ena höjer golvet, det andra tar bort ett arbetsmoment.

Datafrågorna

Copilot är enklare att hantera dataskyddsmässigt än de flesta andra AI-verktyg, av det enkla skälet att ni sannolikt redan har ett avtal med Microsoft och redan har era uppgifter där. Behandlingen sker inom er befintliga miljö och ert innehåll används inte för att träna de generella modellerna.

Det gör inte frågorna irrelevanta, det flyttar dem.

• Behörigheter är dataskydd. Att Copilot respekterar behörigheterna hjälper inte om behörigheterna är för generösa. Det här är den fråga ni ska lägga tid på.
• Mötesinspelningar och transkript är personuppgifter, och de blir plötsligt sökbara på ett nytt sätt. Bestäm vad som spelas in, hur länge det sparas och vem som når det.
• Er hyresmiljös placering och Microsofts underbiträden ska ni känna till och kunna svara på när frågan kommer, precis som för vilken molntjänst som helst.
• Regeln om vad som får matas in gäller fortfarande. Copilot i Word är säkrare än ett privat chattkonto, men känsliga personuppgifter enligt artikel 9 hör inte hemma i ett dokument som hela avdelningen har läsrätt till.

Hela resonemanget kring laglig grund, biträdesavtal, lagring och gallring går vi igenom i AI och GDPR.