AI-strategi
Vi tar reda på var AI gör nytta hos er, i vilken ordning insatserna ska göras och vad de kostar. Resultatet är en plan med siffror på, inte ett dokument som ska tolkas.
Kort svar
En AI-strategi är svaret på tre frågor: var AI gör nytta hos er, i vilken ordning insatserna ska göras, och vad som krävs för att det ska hålla i drift. Den bygger på en genomgång av era faktiska flöden och system, och landar i en prioriterad plan med riktpriser och tidsplan.
Kortare än ni tror, och mer konkret.
En AI-strategi är inte ett 60-sidigt dokument. Det är ett svar på tre frågor: var gör AI nytta hos er, i vilken ordning, och vad krävs för att det ska hålla i drift.
Svaren går inte att hämta ur en branschrapport. De finns i era egna flöden: vad som faktiskt tar tid, vilka system uppgifterna ligger i, vem som gör vad när ett ärende avviker från det normala. Därför börjar arbetet hos er och inte i ett bibliotek av användningsfall från andra företag.
Resultatet ska gå att fatta beslut på. En prioriterad lista där varje kandidat har ett riktpris, en tidsuppskattning och en motivering till varför det som ligger först ligger först. Är slutsatsen att ni inte bör göra något med AI just nu säger vi det också, och skriver varför.
Ledningen skapar riktning. Teamet gör lösningen användbar. En strategi behöver båda.
01
Ledningen behöver utse vem som äger arbetet, välja vilket problem som ska lösas först och sätta gränser för data, säkerhet och risk. Utan det blir AI något enskilda medarbetare provar vid sidan av det riktiga arbetet.
02
De som utför arbetet behöver vara med när flödet kartläggs och piloten testas. De känner undantagen, ser om lösningen sparar tid och upptäcker när den skapar ett nytt manuellt steg i stället för att ta bort ett gammalt.
03
Båda perspektiven möts i ett verkligt arbetsflöde med en ansvarig person, ett tydligt mått och en plan för drift. Piloten ska ge underlag för nästa beslut, inte bara visa att tekniken fungerar.
04
När piloten håller får teamet praktisk träning och några interna personer ansvar för att hjälpa kollegor och samla in förbättringar. Då går arbetssättet att sprida utan att varje fråga måste tillbaka till konsulterna.
Fyra beslut som fattas för tidigt, eller inte alls.
01
Ett verktyg köps in eller en modell väljs, och sedan letar någon efter ett problem som passar. Ordningen ska vara den omvända: först vilka timmar som går åt till fel saker, sedan vilken teknik som är rimlig för just de timmarna. Det ger tråkigare projekt och betydligt fler som överlever.
02
Frågan om vilken uppgift som gäller när tre system säger olika saker är en verksamhetsfråga, inte en teknisk. Den behöver ett namn på svaret innan bygget börjar. Annars byggs lösningen på ett underlag som ingen står bakom, och felen upptäcks först när någon fakturerats fel.
03
En pilot utan svar på vem som larmas när den slutar fungera är en demo med längre livslängd. Vem som ansvarar för den i drift, vad den kostar per månad och vad som händer när ett av era system uppdateras hör hemma i planen, inte i en diskussion efter leverans.
04
Fem parallella initiativ ger fem halvfärdiga. Ett flöde i drift ger något som faktiskt används och ett underlag för nästa beslut. Prioriteringen är den svåraste delen av en strategi och den som oftast hoppas över, för den kräver att man säger nej till fyra saker som alla lät bra.
Fyra steg, normalt klart på en till fyra veckor beroende på omfattning.
01
En halvdag tillsammans med er. Vi går igenom era flöden, era system och var informationen tar vägen mellan dem. Vi vill helst prata med dem som utför arbetet och inte bara med ledningen, för det är hos dem undantagen finns, och det är undantagen som avgör vad som går att automatisera.
02
Vi räknar på tid och kostnad per flöde: hur ofta det inträffar, hur lång tid varje ärende tar, hur många system som är inblandade och hur stor andel som är undantag. Utan siffror blir prioriteringen en smaksak, och då vinner alltid det förslag som presenterades av den som pratade högst.
03
Vad ni ska göra först, vad som kommer sedan och vad ni inte ska göra alls. Den sista kolumnen är ofta den mest värdefulla, eftersom den sparar pengar direkt. Varje kandidat är rangordnad efter effekt genom insats, med motiveringen skriven så att någon som inte var med i rummet förstår den.
04
Riktpris och tidsplan per insats, plus vad varje insats kräver av er i tid, åtkomst och beslut. Ni ska kunna ta med underlaget till ett styrelsemöte och fatta beslut utan att vi är i rummet, och veta ungefär vad nästa faktura kommer att landa på.
Leverabler, inte ett möte som slutar med att vi återkommer. Kartläggningen ger de två första, den fullständiga strategin ger alla fyra.
01
Era arbetsflöden och system ritade som de fungerar i dag, inklusive de steg där någon flyttar information för hand mellan två system. Den kartan brukar vara nyttig i sig, oavsett om ni gör något med AI eller inte.
02
Kandidaterna rangordnade efter effekt genom insats. Var och en med ett riktpris, en tidsuppskattning, vilka system som berörs och vad insatsen kräver av er. Det som är olämpligt att automatisera står med och är markerat som just det.
03
Var era uppgifter ligger, vilken kvalitet de håller, vad som får skickas till en språkmodell och vad som inte får det. Plus vilken riskklass varje föreslagen insats hamnar i enligt EU:s AI-förordning.
04
Interna riktlinjer för vad medarbetare får använda AI till och hur, formulerade så att de går att besluta om på ett ledningsgruppsmöte och sedan faktiskt följa. Ett par sidor, inte ett ramverk.
Riktpriser
Två omfattningar. Går ni vidare till pilot inom tre månader räknas kartläggningens pris av från projektet, så det första steget kostar er ingenting extra om ni bygger vidare.
Riktpriser exkl. moms. Ert projekt offereras alltid till fast pris innan vi börjar, så ni vet vad ni säger ja till.
Kartläggningen räcker för de flesta som vill komma igång. Ni får veta vilka flöden som är värda att automatisera, i vilken ordning och vad de kostar, och kan gå direkt på en pilot. Det är det vanligaste första steget hos ett företag med upp till ett femtiotal anställda.
Den fullständiga strategin är till för er som behöver mer än en prioritering: en genomgång av var datan ligger och vad den håller för kvalitet, ett säkerhets- och policyunderlag som går att visa för en styrelse eller en kund som frågar, och en roadmap över ett år i stället för ett kvartal.
Är ni osäkra börjar vi med kartläggningen. Den går att bygga ut till en fullständig strategi i efterhand, och ni betalar då bara mellanskillnaden.
Tre saker som ingår i strategiarbetet i stället för att bli ett separat projekt efteråt.
01
Vi går igenom vilka personuppgifter som finns i de flöden vi tittar på, vad de får användas till och vad det innebär för varje kandidat på listan. Ett förslag som inte går att genomföra enligt GDPR ska falla bort i planeringen, inte halvvägs in i bygget.
02
Vi klassar varje föreslagen insats och dokumenterar bedömningen skriftligt. De flesta automationer av intern administration landar i låg risk, men bedömningen ska vara gjord och nedskriven, inte antagen. Det är också det underlag ni behöver den dag en kund eller en revisor frågar.
03
Ni får ett utkast till interna riktlinjer: vilka verktyg som är godkända, vad som aldrig får klistras in i ett publikt AI-verktyg och vem man frågar när man är osäker. Det är oftast den snabbaste riskminskning ett företag kan göra, och den kostar ingenting att införa.
Caesar Katende arbetar med agentarkitektur och orkestrering: hur en lösning delas upp, vilka verktyg agenten får använda, hur den utvärderas och var den mänskliga kontrollpunkten ska sitta. Ted Wachtmeister arbetar med backend, data och ML samt driften: integrationer, datapipelines, felhantering och det som ska hålla när volymen ökar. Båda är utbildade vid Lunds universitet.
Samma personer hela vägen: den som ritar strategin är den som skriver koden och den som håller utbildningen. Ingenting tappas bort i en överlämning.
I praktiken betyder det att kartläggningen görs av personer som vet vad varje förslag kostar att bygga. En plan som ser bra ut på papper men tar tre månader att implementera är ingen plan, och skillnaden är svår att se för den som aldrig byggt något själv.
Vanliga frågor
Inte i betydelsen tjockt dokument. Men ni behöver veta vilket flöde som ska automatiseras först och varför, annars blir det första ni råkar prova också det ni fastnar i. För ett företag med tio anställda kan arbetet vara klart på en vecka, och då räcker kartläggningen gott.
En automationskartläggning tar 1-2 veckor från första mötet, en fullständig strategi 2-4 veckor. Det som styr tempot är hur snabbt vi får prata med rätt personer hos er och hur lätt det är att få fram siffror på volymer, inte hur snabbt vi skriver.
Jo, delvis. Ni vet bäst var det tar tid, och den listan kan ni skriva utan oss. Det som brukar saknas är två saker: vad varje kandidat faktiskt kostar att bygga och drifta, och vilka kandidater som är tekniskt olämpliga trots att de låter enkla. Vill ni börja på egen hand är AI-kollen en förenklad version, kostnadsfri och på fem minuter.
En flödeskarta över nuläget och en prioriterad lista där varje kandidat har riktpris, tidsuppskattning och berörda system. I den fullständiga strategin dessutom data- och säkerhetsunderlag, riskklassning enligt EU:s AI-förordning och ett utkast till AI-policy. Allt skriftligt, och genomgånget på ett möte.
För att förslagen ska vara byggbara. Vi räknar på varje insats utifrån vad den kostar att faktiskt bygga och drifta, eftersom det är vi som skulle göra det. Ni får färre svepande rekommendationer och fler konkreta priser, och ni får veta vilka idéer som faller på hur er data ser ut.